Monday, April 23, 2018

8 Dafar Buku yang Harus Dibuat Sebagai Kelengkapan Administrasi di GP Ansor

Kategori
Suatu organisasi dapat berjalan dengan baik jika didukung dengan administrasi yang lengkap. Tujuan suatu organisasi membuat sistem administrasi bukan untuk mempersulit anggotanya dalam melaksanakan tugas, justru malah sebaliknya.

Dengan kelengkapan administrasi yang sempurna, dapat memudahkan organisasi tersebut untuk mencapai tujuannya. Dan salah satu bentuk administrasi yang sangat penting adalah adanya buku buku administrasi.


Kesempatan pagi ini, Infojempol ingin memerikan daftar buku-buku administrasi yang ada di Organisasi GP Ansor. Gerakan pemuda Ansor merupakan salah satu Badan Semi Otonom Nahdlatul Ulama, sobat sudah tahu kan ya?

Tujuan dari adanya administrasi ini adalah sebagi berikut
  • a. Mendukung kinerja organisasi secara umum;
  • b. Menjamin penyelenggaraan administrasi yang teratur; 
  • c. Mengoptimalkan fungsi kesekretariatan.

Dan kira-kira ada berapa buku yang harus dimiliki oleh GP Ansor? Jumlahnya ada 8, itu bersumber dari Peraturan Organisasi GP Ansor tentang Sistem Administrasi.

Apa saja daftar nama bukunya, silahkan baca di bawah ini beserta penjelasannya

1. Buku Daftar Inventaris

  • Buku Daftar Inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang/aset/inventaris organisasi.
  • Buku Daftar Inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom, sebagai berikut:
    • Nomor urut barang;
    • Nomor indeks/kode barang;
    • Nama satuan/jenis barang;
    • Jumlah barang;
    • Asal mula barang;
    • Harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);
  • Keterangan : misalnya ada penambahan barang, rusak/terpakai.

2. Buku Notulensi

  • Buku Notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan,kesepakatan atau keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
  • Buku Notulensi juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
  • Buku Notulensi, memuat antara lain:
    • Nama pertemuan;
    • Hari, tanggal pertemuan;
    • Waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
    • Tempat pertemuan;
    • Jumlah undangan dan jumlah peserta;
    • Nama dan jabatan yang memimpin;
    • Nama dan jabatan notulis;
  • Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan; j. Keputusan-keputusan yang diambil; k. Rekomendasi (jika ada).

3. Buku Tamu

  • Buku Tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang dan berkeperluan dengan organisasi.
  • Buku Tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
    • Nomor urut;
    • Hari, tanggal, jam;
    • Nama lengkap tamu;
    • Organisasi/institusi tamu;
    • Jabatan/status tamu;
    • Alamat;
    • Keperluan;
    • Tanda tangan tamu.

4. Buku Daftar Hadir

  • Buku Daftar Hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.
  • Buku Daftar Hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
    • Nomor urut;
    • Nama lengkap;
    • Jabatan;
    • Alamat;
    • Tanda tangan.
  • Di setiap halaman Buku Daftar Hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda pertemuan.

5. Buku Daftar Kegiatan

  • Buku Daftar Kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan organisasi, baik internal maupun eksternal.
  • Buku Daftar Kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
    • Nomor urut;
    • Nama/jenis kegiatan;
    • Hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
    • Waktu (jam mulai dan berakhir);
    • Tempat pelaksanaan;
    • Penyelenggara;
  • Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.

6. Buku Keuangan

  • Buku Keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran anggaran organisasi.
  • Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
    • Nomor urut;
    • Tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran);
    • Uraian sumber pemasukan;
    • Uraian penggunaan dana;
    • Debit;
    • Kredit;
    • Jumlah;
    • Keterangan (jika perlu).
  • Buku dapat dipisahkan antara buku kas umum dan buku pembantu.

7. Buku Ekspedisi

  • Buku Ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat/barang administrasi/perlengkapan organisasi baik melalui kurir maupun pos.
  • Buku Ekspedisi berguna sebagai bukti bahwa barang yang dikirim benar-benar telah diterima oleh yang bersangkutan.
  • Buku Ekspedisi dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
    • Nomor urut;
    • Tanggal pengiriman;
    • Jenis barang;
    • Alamat tujuan;
    • lIsi/perihal (jika berupa surat);
    • Tanggal dan nomor surat (jika berupa surat); n. Lampiran (jika ada);
    • Tanda tangan penerima/tera pos.

8. Buku Agenda

  • Buku Agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.
  • Buku Agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
    • Buku Agenda Surat Keluar;
    • Buku Agenda Surat Masuk.
  • Buku Agenda Surat Keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
    • Nomor urut;
    • Nomor surat;
    • Tanggal surat;
    • Tujuan surat;
    • Isi/perihal surat;
    • Keterangan.
  • Buku Agenda Surat Masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
    • Nomor urut;
    • Tanggal surat diterima;
    • Pengirim;
    • Isi/perihal surat;
    • Tanggal surat;
    • Terusan;
    • Catatan disposisi;
    • Keterangan;

Ngomong ngomong, sumbernya dari mana ini min?, kami mengutipnaya dari PO GP Ansor tentang kelengkapan administrasi. Jika ingin membaca secara lengkap, silahkan cari saja di kotak pencarian, karena Infojempol sudah memuatnya di blog ini.

Oiya, hingga saat ini GP Ansor sudah mengeluarkan 20 Peraturan Organisasi (PO) lho, dan 17 diantaranya adalah versi terbaru, dan tahun 2018 atau tahun 2019 nanti InsyaAllah masih berlaku. Ingin tahu  apa saja daftar PO nya, soabt dapat membuka halaman 20 Peraturan Organisasi Gerakan Pemuda Ansor (PO GP ANSOR) Terbaru 2018

Oke sobat, semoga artikel tentang Dafar Buku yang Harus Dibuat Sebagai Kelengkapan Administrasi di GP Ansor yang kami berikan kali ini dapat bermanfaat untuk sobat semua, khususnya para anggota GP Ansor

Artikel Terkait


EmoticonEmoticon