1. Daftar Nilai Mata Pelajaran
Pelaporan hasil belajar dimulai dengan setiap guru membuat nilai masing-masing mata pelajaran per kelas, meliputi nilai ulangan harian, nilai tengah semester dan nilai akhir semester, diolah sesuai dengan penetapan bobot nilai di masing-masing satuan pendidikan. Contoh format Daftar Nilai Mata Pelajaran
2. Leger
Berikutnya guru mata pelajaran menyerahkan hasil akhir pengolahan nilai pada Format 1 kepada wali kelas, kemudian wali kelas memasukkan nilai yang diterima dari setiap guru mata pelajaran ke dalam format leger.
3. Rapor
Selanjutnya nilai yang tercantum pada leger (Format 2) dipindahkan ke dalam rapor (lihat contoh Format 3), dan masing-masing predikat yang diraih diterjemahkan ke dalam deskripsi hasil penilaian.
Berikut ini adalah contoh raport online: https://raport.smkn10-mlg.sch.id/
4. Buku Induk
Nilai rapor dijadikan lampiran pada buku induk sekolah, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat seluruh peserta didik yang pernah dan yang sedang mengikuti pelajaran di satuan pendidikan. Catatan dalam buku induk meliputi: nama dan nomor induk siswa (NISN), jenis kelamin, nama dan alamat orangtua, agama, pekerjaan orangtua, dan keterangan lain-lainnya yang diperlukan sebagai database administrasi peserta didik.
5. Ijazah
Ketika lulus dari satuan pendidikan peserta didik akan menerima ijazah, yaitu pengakuan dari satuan pendidikan bahwa peserta didik tersebut telah selesai mengikuti pembelajaran dan memiliki nilai rapor dari semester 1 (satu) sampai dengan 6 (enam) dengan kompetensi yang diakui oleh DU/DI. Nilai yang tercantum pada ijazah merupakan hasil pengolahan nilai rapor dan nilai ujian sekolah.
Setiap ijazah yang diterbitkan harus disimpan salinannya (copy) dengan aman sebagai arsip oleh satuan pendidikan yang menerbitkannya. Jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan, seperti ijazah hilang, terkena bencana alam (banjir, kebakaran) pada alumni maka satuan pendidikan dapat menerbitkan surat keterangan berdasarkan arsip yang dimiliki.
Pengadministrasian yang mengandalkan penyimpanan lembaran arsip merupakan keharusan dalam pengelolaan administrasi bagi satuan pendidikan, dan pelaporan hasil belajar merupakan administrasi yang tidak ada batas masa simpan. Pengguna laporan tidak hanya pemilik arsip yang namanya tercantum, tetapi bisa saja pihak ketiga yang membutuhkan informasi untuk sesuatu yang sedang mereka lakukan (penelitian, penyidikan suatu perkara, dsb). Karena itu, penjagaan keamanan terhadap arsip tersebut menjadi sangat penting agar selamat dari serangan hama (rayap, kutu buku), bencana alam, dan sebagainya. Bahkan harus ada mekanisme pengamanan arsip tersebut untuk kasus sekolah yang tutup.
baca juga : Bagan Laporan Pengelolaan Sekolah
Dengan kemajuan teknologi informasi, pengarsipan dalam bentuk lembaran tidak lagi menjadi satu-satunya cara yang dapat dilakukan, ada pilihan dalam pengelolaan arsip yaitu dengan memanfaatkan aplikasi sistem komputer dan dunia maya. Kini sudah banyak satuan pendidikan yang menggunakan sistem yang berbasis data terpusat, sehingga apapun kegiatan yang dilakukan maka pengarsipannya disimpan di pusat data sehingga tidak terjadi duplikasi data dan cepat telusur. Sistem pengadministrasian dan pelaporan hasil belajar dengan cara elektronik tersebut, memungkinkan pemantauan prestasi akademik dan nonakademik peserta didik secara otomatis, sekaligus menjadi pelaporan yang tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah. Tentu saja sangat perlu pengamanan yang baik untuk mencegah gangguan virus, hacker, dan lain-lain.
Selain itu, administrasi dapat disimpan dengan memanfaatkan dunia maya yaitu pada website yang memfasilitasi penggunanya dalam menyimpan arsip dengan kerahasiaan yang terjaga. Keuntungan menyimpan arsip di website adalah ketika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan (musibah), misalnya: kebakaran, kebanjiran, dan rayap/kutu buku, maka arsip milik satuan pendidikan akan tersimpan dengan aman. Beberapa pilihan tempat penyimpanan arsip di dunia maya, antara lain: www.dropbox.com atau www.mediafire.com.
Source: DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH EJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 2015
Pelaporan hasil belajar dimulai dengan setiap guru membuat nilai masing-masing mata pelajaran per kelas, meliputi nilai ulangan harian, nilai tengah semester dan nilai akhir semester, diolah sesuai dengan penetapan bobot nilai di masing-masing satuan pendidikan. Contoh format Daftar Nilai Mata Pelajaran
2. Leger
Berikutnya guru mata pelajaran menyerahkan hasil akhir pengolahan nilai pada Format 1 kepada wali kelas, kemudian wali kelas memasukkan nilai yang diterima dari setiap guru mata pelajaran ke dalam format leger.
Selanjutnya nilai yang tercantum pada leger (Format 2) dipindahkan ke dalam rapor (lihat contoh Format 3), dan masing-masing predikat yang diraih diterjemahkan ke dalam deskripsi hasil penilaian.
Berikut ini adalah contoh raport online: https://raport.smkn10-mlg.sch.id/
4. Buku Induk
Nilai rapor dijadikan lampiran pada buku induk sekolah, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat seluruh peserta didik yang pernah dan yang sedang mengikuti pelajaran di satuan pendidikan. Catatan dalam buku induk meliputi: nama dan nomor induk siswa (NISN), jenis kelamin, nama dan alamat orangtua, agama, pekerjaan orangtua, dan keterangan lain-lainnya yang diperlukan sebagai database administrasi peserta didik.
5. Ijazah
Ketika lulus dari satuan pendidikan peserta didik akan menerima ijazah, yaitu pengakuan dari satuan pendidikan bahwa peserta didik tersebut telah selesai mengikuti pembelajaran dan memiliki nilai rapor dari semester 1 (satu) sampai dengan 6 (enam) dengan kompetensi yang diakui oleh DU/DI. Nilai yang tercantum pada ijazah merupakan hasil pengolahan nilai rapor dan nilai ujian sekolah.
Setiap ijazah yang diterbitkan harus disimpan salinannya (copy) dengan aman sebagai arsip oleh satuan pendidikan yang menerbitkannya. Jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan, seperti ijazah hilang, terkena bencana alam (banjir, kebakaran) pada alumni maka satuan pendidikan dapat menerbitkan surat keterangan berdasarkan arsip yang dimiliki.
Pengelolaan Administrasi Terpadu
baca juga : Bagan Laporan Pengelolaan Sekolah
Dengan kemajuan teknologi informasi, pengarsipan dalam bentuk lembaran tidak lagi menjadi satu-satunya cara yang dapat dilakukan, ada pilihan dalam pengelolaan arsip yaitu dengan memanfaatkan aplikasi sistem komputer dan dunia maya. Kini sudah banyak satuan pendidikan yang menggunakan sistem yang berbasis data terpusat, sehingga apapun kegiatan yang dilakukan maka pengarsipannya disimpan di pusat data sehingga tidak terjadi duplikasi data dan cepat telusur. Sistem pengadministrasian dan pelaporan hasil belajar dengan cara elektronik tersebut, memungkinkan pemantauan prestasi akademik dan nonakademik peserta didik secara otomatis, sekaligus menjadi pelaporan yang tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah. Tentu saja sangat perlu pengamanan yang baik untuk mencegah gangguan virus, hacker, dan lain-lain.
Selain itu, administrasi dapat disimpan dengan memanfaatkan dunia maya yaitu pada website yang memfasilitasi penggunanya dalam menyimpan arsip dengan kerahasiaan yang terjaga. Keuntungan menyimpan arsip di website adalah ketika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan (musibah), misalnya: kebakaran, kebanjiran, dan rayap/kutu buku, maka arsip milik satuan pendidikan akan tersimpan dengan aman. Beberapa pilihan tempat penyimpanan arsip di dunia maya, antara lain: www.dropbox.com atau www.mediafire.com.
Source: DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH EJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 2015
